Zanim przystąpimy do przybliżenia zagadnień związanych z ewaluacją projektów publicznych należy zdefiniować podstawowe pojęcia. Nie jest to łatwe, ponieważ nie ma jednej, powszechnie przyjętej definicji, a ilość występujących w publikacjach różnych definicji jest duża i ich liczba rośnie prawie tak szybko jak ilość tych publikacji. Zarówno zagadnienia dotyczące ewaluacji jak i projektów tworzą już nie tylko oddzielne dyscypliny naukowe, ale wręcz grupy wyspecjalizowanych dyscyplin.
Do zdefiniowania pojęcia projekt można podejść poprzez definicję stosowaną w programach finansowanych z Funduszy strukturalnych. Przyjmuje się, że pojęcie projekt (i pojęcia powiązane: etap projektu, grupa projektów) będzie używane zgodnie ze znaczeniem, jakie jest mu przypisane w nomenklaturze funduszy europejskich:

1. Projekt - ekonomicznie niepodzielna seria prac, spełniających ściśle określoną funkcję techniczną i posiadających jasno określone cele ogólne (dalekosiężne) i bezpośrednie (natychmiastowe). Na projekt składają się określone zadania, w ramach których wykonywane są określone czynności, w zdefiniowanej sekwencji czasowej.
2. Etap projektu - jest technicznie i finansowo niezależny i cechuje się własną efektywnością.
3. Grupa projektów - projekty, które spełniają następujące warunki:
   • są ulokowane na tym samym obszarze lub usytuowane wzdłuż tego samego korytarza transportowego;
   • wchodzą w skład ogólnego planu dla danego obszaru lub korytarza transportowego;
   • są nadzorowane przez tę samą instytucję, która odpowiada za ich koordynację i monitorowanie.

Dodatkowo może warto podkreślić pewną cechę projektu, która nie pojawia się w tej definicji, a która stanowi jego istotny wyróżnik. Projekt jest przedsięwzięciem, które ma wyjątkowy charakter. Utracenie tej cechy oznacza produkcję seryjną, a nie cykl projektowy, z całą jego złożonością i specyficzną rolą ewaluacji.
W europejskich regulacjach prawnych dotyczących ewaluacji działań realizowanych w ramach funduszy strukturalnych nie pojawiają się zbyt często kwestie ewaluacji projektów, a i wtedy, gdy jest o nich mowa to regulacje dotyczą szczególnej grupy projektów. Obligatoryjne obowiązki związane z ewaluacją zostały bowiem sformułowane jedynie w przypadku dużych projektów.

Duże projekty definiowane są poprzez kwoty progowe¹ :

fundusze strukturalne: art. 25 Rozporządzania 1260/1999: Jako część pomocy, Fundusze mogą finansować wydatki dotyczące dużych projektów, tj.:

a) obejmują ekonomicznie niepodzielną serię prac, spełniających ściśle określoną funkcję techniczną i posiadających jasno określone cele oraz

b) których całkowity koszt służący do określenia wkładu Funduszy przekracza 50 milionów EUR.

Fundusz Spójności: art. 10 ustęp 3 Rozporządzenia 1164/94 (tekst ujednolicony): Wnioski o udzielenie pomocy dla projektów określonych w art. 3 ust. 1 przedstawiane są przez korzystające z pomocy Państwo Członkowskie. Projekty, łącznie z grupami projektów pokrewnych, powinny mieć wystarczającą skalę, tak aby wywierać istotny wpływ w obszarze ochrony środowiska lub na poprawę sieci infrastruktury transportu transeuropejskiego. W żadnym przypadku całkowity koszt projektów lub grupy projektów nie może wynosić mniej niż 10 milionów EUR. Projekty lub grupy projektów o koszcie mniejszym niż wymieniony mogą być zatwierdzane w odpowiednio uzasadnionych przypadkach.

ISPA: art.2/4 rozporządzenia 1267/1999: Przedsięwzięcia powinny mieć wystarczającą skalę, tak aby wywierać istotny wpływ w dziedzinie ochrony środowiska lub na poprawę sieci infrastruktury transportowej. Całkowity koszt każdego przedsięwzięcia powinien wynosić zasadniczo nie mniej niż 5 milionów EUR. W odpowiednio uzasadnionych przypadkach, biorąc pod uwagę specyficzne warunki, całkowity koszt przedsięwzięcia może być mniejszy od 5 milionów EUR.

Duże projekty realizowane obecnie² w Polsce ze środków europejskich to projekty realizowane w ramach:

funduszy strukturalnych, jeśli ich wartość przekracza 50 mln EURO;

Funduszu Spójności, niezależnie od ich wartości³ .

Specyfika tak wyodrębnionych projektów polega na szczegółowo określonym zakresie ewaluacji ex ante poszczególnych projektów oraz udziale Komisji Europejskiej w procesie akceptacji wyników tej ewaluacji. Zgodnie z art. 26 Rozporządzenia 1260/1999 o Funduszach Strukturalnych, Komisja jest odpowiedzialna za przeprowadzenie wstępnej oceny dużych projektów w oparciu o informacje dostarczone przez inicjatora przedsięwzięcia. Rozporządzenie w sprawie Funduszu Spójności (Rozporz.1265/1999, art. 1) stwierdza, że:

Państwa Członkowskie - Beneficjenci zapewnią wszelkie niezbędne informacje, zgodnie z art. 10 ust.4, łącznie z wynikami studiów wykonalności oraz ocen ex-ante. Decyzje Komisji Europejskiej w sprawie współfinansowania projektów muszą być oparte na dogłębnej ocenie, której dokonuje w pierwszej kolejności inicjator danego projektu. Jeśli ewaluacja przedstawiona przez Beneficjenta zostanie uznana za niewystarczającą i nieprzekonywującą, Komisja może zwrócić się o jej skorygowanie lub o sporządzenie bardziej gruntownej analizy, lub w razie konieczności może przeprowadzić swoją własną ewaluację, zlecając jej wykonanie niezależnym ekspertom (art. 40 Rozporz.1260/99):

Z inicjatywy Państw Członkowskich lub Komisji Europejskiej, i po poinformowaniu zainteresowanego Państwa Członkowskiego, jeśli okaże się to wskazane w odniesieniu do konkretnego zagadnienia mogą zostać podjęte uzupełniające oceny, mające na celu identyfikację dających się przenieść doświadczeń.

Ewaluacja ex post dużych projektów stanowi istotny element ewaluacji funduszy strukturalnych. Ewaluacja ex post poprzedniego okresu programowania obejmowała m.in. właśnie analizy efektywności 60 dużych projektów. Ich próba została dobrana w taki sposób, aby zapewnić właściwy geograficzny, tematyczny i reprezentatywny dla poszczególnych państw przekrój. Kryteria doboru próby: obszary tematyczne w jakich projekty były podejmowane, wielkość projektów, państwa, w których projekty były realizowane. Ostatnie kryterium było ważone, tak aby uwzględnić wielkość państw, a również w celu nadania większego priorytetu państwom objętym Funduszem Spójności (czego wymagała od ewaluatorów Komisja Europejska).

Próba obejmowała jedynie duże projekty. W okresie 1992-1999 oznaczało to wartość projektu:

- 25 milionów euro w przypadku transportu i środowiska,

- 15 milionów euro w przypadku projektów przemysłowych.

Fakt, że w regulacjach unijnych ewaluacją objęte są jedynie niektóre etapy cyklu zarządzania dużymi projektami, nie oznacza, że ewaluacja innych jest mniej ważna, czy niepotrzebna. To, że jedynie duże projekty są zauważalne z perspektywy Komisji Europejskiej nie oznacza też, że w przypadku mniejszych projektów ewaluacja nie odgrywa znaczącej roli w poprawie skuteczności i efektywności wydatkowania środków i usprawnieniu procesu zarządzania. Ewaluacja stanowi bowiem jeden z najistotniejszych elementów cyklu zarządzania projektem.

---